Aseveración de Existencia

Cómo funciona

La aseveración de existencia es una de las cinco aseveraciones centrales del ciclo de auditoría según la NIA-ES 315.A92. Mientras que la integridad se ocupa de que todas las transacciones han sido registradas, la existencia aborda si lo que está registrado es real.
En la práctica, esto significa que el auditor debe obtener evidencia de auditoría que demuestre que:
La prueba de existencia diferencia de otras aseveraciones en un aspecto crítico: es unidireccional. El auditor puede verificar que existe algo que está en los estados financieros, pero no puede verificar fácilmente la ausencia de algo que debería estar. Esto es por qué se considera una aseveración defensiva, especialmente para detectar fraude por sobrestimación de activos.

Los activos incluidos en el balance de situación existían en la fecha de cierre (NIA-ES 500.A21)
Las transacciones registradas en la cuenta de pérdidas y ganancias ocurrieron durante el período (NIA-ES 500.A21)
No se han incluido activos ficticios o pasivos inexistentes

Ejemplo práctico: Comercial Zaragoza S.L.

Cliente: distribuidor de componentes industriales, con sede en Zaragoza, facturación de 3,2 millones de euros, estados financieros bajo PGC.
Paso 1: Planificación de los procedimientos de existencia
El auditor revisa el registro de inventarios al cierre (31 de diciembre) que totaliza 487.000 euros en componentes. Dado el riesgo inherente moderado (comercio mayorista, clientes establecidos) y el riesgo de control bajo (el cliente cuenta con sistema de gestión de almacén con etiquetado RFID), el auditor planifica un muestreo de 45 unidades del registro de inventarios para verificar existencia física.
Nota de documentación: Matriz de muestreo (PT-3.2) identifica 45 referencias de material de un universo de 312 líneas de inventario. Criterio de selección: estratificado por valor, con sobre-muestreo en referencias mayores a 5.000 euros.
Paso 2: Ejecución de la observación física
Durante la inspección física del almacén el 30 de diciembre, el auditor (acompañado por el responsable del almacén) localiza cada una de las 45 referencias. Para cada componente verificado, el auditor registra:
Resultado: 44 referencias coinciden exactamente. Una referencia (turbocompresor, código 7821-TX) se encuentra en cantidad de 12 unidades física pero el registro indica 15 unidades. Diferencia: 3 unidades faltantes.
Nota de documentación: Inspección física registrada en PT-3.3 (fotografías de estantería C-4 adjuntas). Confirmación de responsable de almacén en acta de recuento físico. Diferencia de 3 unidades escalada a los procedimientos de cortes de transacciones para investigar si se trataba de un movimiento no registrado en diciembre.
Paso 3: Seguimiento de diferencias
El auditor investiga la diferencia de 3 unidades. El responsable de almacén consulta el registro de movimientos de diciembre y localiza una guía de remisión (GR-2847) del 28 de diciembre por 3 unidades del código 7821-TX entregadas al cliente Talleres Precisión Ibérica S.A. Sin embargo, la factura correspondiente (FAC-12847) está fechada el 2 de enero del siguiente año (posterior al cierre).
Conclusión: se trata de una transacción de corte de período. La mercancía fue entregada (aseveración de existencia cumplida el 28 de diciembre) pero la factura se emitió después del cierre. El auditor verifica que el PGC exige registrar el ingreso cuando se entrega la mercancía (según la NIA-ES 315.A98 y el Marco de referencia PGC para ingresos ordinarios), no cuando se emite la factura. La empresa registró correctamente el movimiento en diciembre, aunque la factura esté en enero. La existencia se verifica: las 3 unidades existían físicamente el 30 de diciembre en poder del cliente, no en el almacén del cliente auditado. No hay sobrestimación de inventarios y no hay riesgo de aseveración de existencia en este punto.

Número de serie o código de barcode
Cantidad física versus cantidad en sistema
Condición física (nuevo, usado, dañado)
Ubicación en almacén

Lo que los auditores y revisores cometen erróneamente

Confundir existencia con integridad: Algunos auditores documentan "se verificó la existencia" cuando han verificado que todas las transacciones se han registrado. La existencia requiere evidencia de que lo registrado es real; la integridad requiere evidencia de que todo lo que debía registrarse se registró. Son direcciones opuestas.
Aceptar confirmaciones externas como única prueba de existencia: La confirmación de un tercero (por ejemplo, un banco confirma el saldo de la cuenta) no es prueba de existencia de la transacción subyacente. Bajo la NIA-ES 505.8, las respuestas de confirmación son evidenica de auditoría con respecto a la existencia de la cuenta, pero el auditor debe vincularla a la integridad de los registros contables del cliente.
Documentar "inspección física" sin documentación de lo que se inspeccionó: Hallazgo frecuente en revisiones de papeles de trabajo: "Se realizó inspección física del inventario" sin número de referencias verificadas, cantidad observada versus registrada, o evidencia de la inspección (fotografías, acta, muestras tomadas). La NIA-ES 500.A21 requiere que la evidencia de auditoría sea apropiada en cantidad y calidad; la falta de vinculación entre el procedimiento (inspección) y la evidencia (lo que se encontró) es una brecha de documentación.

Términos relacionados

---

Aseveración de integridad: la aseveración opuesta: que todo lo que debería estar registrado, lo está. Mientras que existencia verifica que lo registrado es real, integridad verifica que nada real se ha omitido.
Aseveración de valuación: aseveración complementaria que verifica que los activos se valúan al importe correcto en los estados financieros. Existencia responde "¿está ahí?"; valuación responde "¿cuál es el valor?".
Procedimientos analíticos: cuando la existencia de un activo es poco probable que se detecte mediante inspección física (como activos intangibles o fondos de comercio), los procedimientos analíticos pueden servir como procedimiento de auditoría complementario bajo NIA-ES 520.
Confirmación de terceros: procedimiento específico de auditoría para obtener evidencia de existencia desde una fuente externa, regulado por NIA-ES 505.
Prueba selectiva: el método más común para obtener evidencia de existencia en universos grandes (inventarios, cuentas por cobrar), regulado por NIA-ES 530.
Evidencia de auditoría: concepto general que rige qué es prueba de existencia, bajo NIA-ES 500.