Aseveración de existencia

Cómo funciona

Existencia y ocurrencia son la misma aseveración aplicada a momentos diferentes. Existencia se aplica al balance (activos al cierre). Ocurrencia se aplica a la cuenta de pérdidas y ganancias (transacciones del período). Ambas miran lo mismo: lo registrado, ¿es real?

A diferencia de la integridad —que mira lo no registrado—, la existencia es unidireccional. Se puede verificar que un activo registrado existe; no se puede verificar fácilmente que no haya un activo no registrado. Por eso es defensiva: detecta sobrestimación, no infraestimación. Por eso también es la primera aseveración que el manual de fraude pone en la diana cuando hay incentivo a inflar resultados.

Lo que ocurre realmente con la inspección física. El procedimiento se delega al miembro junior del equipo. El junior sale al almacén con una hoja impresa, marca lo que ve, vuelve a la oficina y archiva la hoja. Falta el número de referencia que lo une al sistema. Falta la cantidad observada frente a cantidad en sistema. Falta la firma del responsable del almacén. Cuando llega la EQR seis meses después, el papel está y no está. Está físicamente, no está como evidencia. Eso es lo que significa que los papeles están flojos.

El segundo problema: confirmación externa como sustituto. Un banco confirma el saldo de una cuenta. El equipo archiva la carta y considera probada la existencia del efectivo. NIA-ES 505.8 dice que la confirmación es evidencia sobre la existencia de la cuenta, no prueba completa. La existencia del importe en libros del cliente exige conciliación con la respuesta del banco. La conciliación es donde aparecen las partidas pendientes que pueden ser bombas de relojería: un cheque emitido en diciembre y no presentado, una transferencia en tránsito, una compensación entre cuentas. Sin conciliación, la confirmación es papel.

Ejemplo práctico: Comercial Zaragoza S.L.

Cliente: distribuidor de componentes industriales, sede en Zaragoza, facturación de 3,2 millones de euros, estados financieros bajo PGC.

Paso 1 — diseño del procedimiento. El registro de inventarios al cierre (31 de diciembre) totaliza 487.000 euros en componentes industriales. Riesgo inherente moderado (mayorista, clientes recurrentes), riesgo de control bajo (sistema de gestión de almacén con etiquetado RFID auditable). El equipo planifica un muestreo estratificado: 6 referencias con valor unitario superior a 5.000 euros (todas), 39 referencias seleccionadas aleatoriamente del resto. Total: 45 unidades del registro de inventarios.

Nota de documentación: matriz de muestreo (PT-3.2) con criterio de selección, universo de 312 líneas, base de estratificación. Firma del manager.

Paso 2 — observación física el 30 de diciembre. El auditor acompañado por el responsable de almacén localiza cada una de las 45 referencias. Para cada componente registra cuatro datos: número de serie o código de barras, cantidad física frente a cantidad en sistema, condición física (nuevo, usado, dañado), ubicación en almacén.

Resultado: 44 referencias coinciden. Una referencia (turbocompresor 7821-TX) muestra 12 unidades físicas y 15 en sistema. Diferencia: 3 unidades.

Nota de documentación: inspección física registrada en PT-3.3 con fotografías de la estantería C-4, acta de recuento físico firmada por el responsable de almacén, escalado de la diferencia al procedimiento de cortes de transacciones.

Paso 3 — la complicación. El equipo investiga la diferencia. El responsable de almacén consulta movimientos de diciembre y localiza la guía de remisión GR-2847 del 28 de diciembre por 3 unidades del código 7821-TX entregadas a Talleres Precisión Ibérica S.A. La factura correspondiente, FAC-12847, está fechada el 2 de enero del año siguiente. Aquí empieza el juicio profesional.

Bajo el PGC y la NIA-ES 315.A98, el ingreso se reconoce con la transferencia del control, no con la emisión de la factura. La mercancía salió del almacén el 28 de diciembre. La pregunta inmediata: ¿se reconoció el ingreso en diciembre? La consulta al sistema contable muestra que la venta se registró el 2 de enero, fecha de la factura. El equipo identifica un error de cierre: ingreso del ejercicio incorrectamente diferido al siguiente. Importe estimado: 18.300 euros.

El equipo extiende el procedimiento de cortes a las últimas dos semanas de diciembre. Encuentra cuatro guías de remisión más con factura emitida en enero, todas por entregas anteriores al cierre. Importe total: 47.200 euros. La provisión por ingresos pendientes de facturar al cierre es de 12.000 euros, claramente insuficiente.

Conclusión sobre la aseveración de existencia del inventario: las 45 referencias se encuentran físicamente. El procedimiento de existencia cumple su objetivo. La complicación abre un segundo frente: la integridad de los ingresos. Ambas aseveraciones se cruzan en el corte de transacciones, y el papel debe vincularlas explícitamente.

Nota de documentación: PT-3.4 contiene el análisis del corte ampliado, el cálculo del ajuste propuesto, la comunicación a la dirección y el reconocimiento del ajuste por parte del cliente.

Donde dos auditores razonables no se ponen de acuerdo

Auditor A defiende que la inspección física exhaustiva del inventario completo es la única evidencia robusta para entidades con riesgo de fraude por sobrestimación. Auditor B defiende que el muestreo estratificado, complementado con confirmación de inventario en consignación y cuadre con costes históricos, ofrece la misma cobertura con un coste sensato. Ambos citan NIA-ES 501.4. El A se apoya en la nota A1 (presencia obligatoria), el B en la nota A8 (procedimientos alternativos cuando la presencia es impracticable).

En entidades grandes con varios almacenes geográficamente dispersos, la posición B es la única operativa. En entidades pequeñas con un único almacén y un único responsable, la posición A produce mejores hallazgos —no por la cobertura, sino por el efecto disuasorio de la presencia del auditor en cada referencia. La elección depende del perfil de riesgo, no de una preferencia metodológica.

El incentivo estructural. La inspección física se programa en la última semana de diciembre, la peor semana del año para asignar staff senior: vacaciones, encargos paralelos, cortes de fieldwork en otros clientes. El junior va al almacén porque es quien está libre. La documentación se hace al volver a la oficina, sin el responsable de almacén delante, y se reconstruye de memoria. El ICAC encuentra el papel flojo. La firma echa la culpa al junior. La causa real está en el calendario.

Lo que los auditores y revisores confunden

- Existencia e integridad como sinónimos. Algunos papeles documentan "se verificó la existencia" cuando lo que se verificó fue que todas las transacciones se registraron. La existencia mira lo registrado para confirmar que es real. La integridad mira lo no registrado para confirmar que no se omitió nada. La dirección de la prueba es opuesta. Confundirlas significa que una de las dos aseveraciones queda sin auditar.

- Confirmación externa como prueba completa. El saldo confirmado por el banco prueba la existencia de la cuenta. La conciliación con los libros prueba la existencia del importe en los estados financieros. NIA-ES 505.8 distingue ambas, pero los papeles tienden a archivar la carta y olvidar la conciliación. Si la conciliación no está, la confirmación es decoración.

- Inspección física sin documentación de lo inspeccionado. Hallazgo recurrente del ICAC: "Se realizó inspección física del inventario" sin número de referencias, sin cantidades, sin acta. NIA-ES 500.A21 exige evidencia apropiada en cantidad y calidad. Marcar la casilla "inspección física realizada" en una checklist no cumple la norma. La evidencia es lo que se observó, no que se observó.

- No vincular existencia con corte de transacciones. El ejemplo de Comercial Zaragoza ilustra el cruce. La existencia del inventario al cierre depende de qué se vendió antes del cierre y qué después. Sin un corte sólido, la existencia y los ingresos se contradicen entre sí. Los papeles que tratan ambas aseveraciones por separado dejan la inconsistencia oculta.

Términos relacionados

- Aseveración de integridad: la opuesta a existencia. Verifica que no se ha omitido nada que debería estar registrado. - Aseveración de valuación: complementaria. Existencia responde "¿está ahí?"; valuación responde "¿por cuánto está ahí?". - Procedimientos analíticos: cuando la inspección física no es viable (intangibles, fondos de comercio), los procedimientos analíticos sirven como evidencia complementaria bajo NIA-ES 520. - Confirmación de terceros: procedimiento específico para evidencia de existencia desde fuente externa. Regulado por NIA-ES 505. - Prueba selectiva: el método más común para evidencia de existencia en universos grandes. Regulado por NIA-ES 530. - Evidencia de auditoría: concepto general que rige qué cuenta como prueba de existencia. Regulado por NIA-ES 500.

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