Obiettivi di qualita

Cosa va storto nei fascicoli ISQM 1

L'errore tipico e questo. Il responsabile della qualita estrae un template ISQM 1, riempie i campi descrittivi (politiche, valori, principi), e archivia il documento nella cartella "Sistema di gestione qualita." Quando il controllo MEF chiede l'evidenza degli obiettivi misurati, le carte sono leggere: non ci sono soglie, non ci sono date, non ci sono assegnatari, non c'e un registro di monitoraggio. Si confondono politiche e obiettivi. L'ISQM 1.13 chiede l'una e l'altra cosa, separatamente.

La distinzione e sostanziale. Una politica dichiara cosa lo studio intende fare ("manterremo l'indipendenza"). Un obiettivo di qualita dichiara come misurera il fatto che lo stia facendo, entro quando, con quale soglia ("il 100% del personale di incarico avra dichiarazioni di indipendenza aggiornate entro il 31 gennaio di ogni anno; lo scostamento massimo accettato e 2 dichiarazioni mancanti su 100, oltre il quale scatta un'analisi della causa"). Senza misurabilita, scaglione temporale e soglia di scostamento, non si tratta di un obiettivo. E una buona intenzione.

In termini concreti: la governance dello studio deve poter rispondere a tre domande davanti al collega ispettore. Quali obiettivi avete formulato. Come li avete misurati. Cosa avete fatto sugli scostamenti. Se anche una delle tre risposte e debole, il rilievo e quasi automatico.

Esempio pratico: Studio Revisionali Lombardi S.r.l.

Cliente: studio di revisione, 18 partner, 120 collaboratori, Italia settentrionale, FY2024.

Situazione: lo studio ha tre aree di rischio identificate dal rilievo dell'anno precedente. (a) Due fascicoli contenevano evidenze insufficienti sulla valutazione dei rischi ISA Italia 315. (b) Tre incarichi erano stati accettati senza documentare la verifica di indipendenza del partner. (c) La rotazione del partner non era stata rispettata su un incarico PMI con dubbi sulla continuita aziendale.

Passo 1: tradurre i rischi in obiettivi misurabili

Lo studio non ha scritto "miglioreremo la qualita delle carte di lavoro." Ha definito tre obiettivi ISQM 1:

- Obiettivo A: il 100% degli incarichi di revisione avra la documentazione della valutazione dei rischi ISA Italia 315.33 compilata entro il 30% della fase di pianificazione (misurato attraverso la riesame tra pari). - Obiettivo B: il 100% dei partner che assumono nuovi incarichi completera il controllo di indipendenza strutturato (con consultazione del responsabile della conformita) prima della notifica di accettazione al cliente. - Obiettivo C: il 100% degli incarichi soggetti a rotazione del partner avra la rotazione documentata e il nuovo partner designato almeno 12 mesi prima della data di rotazione.

Nota di documentazione: questi tre obiettivi vengono inseriti nella Carta dei valori e nella Politica di gestione della qualita dello studio, sottoscritti dalla governance e comunicati a tutti i partner e ai responsabili dell'incarico durante la riunione annuale di pianificazione.

Passo 2: assegnare responsabilita e timeline

Lo studio ha designato il partner responsabile della qualita (Partner PQ) per monitorare l'obiettivo A attraverso campionamenti trimestrali di cinque incarichi scelti a caso. L'obiettivo B e affidato al responsabile della conformita con un controllo settimanale della lista dei nuovi incarichi. L'obiettivo C e monitorato dalla segreteria dell'incarico con un registro elettronico di rotazione aggiornato mensilmente.

Nota di documentazione: responsabilita e frequenze di monitoraggio sono documentate nel documento di governance relativo alla gestione della qualita (cartella di lavoro dedicata ISQM 1, sezione sulla comunicazione degli obiettivi).

Passo 3: misurazione e riesame

A fine FY2024, lo studio ha misurato:

- Obiettivo A: 28 su 30 incarichi avevano documentazione della valutazione dei rischi entro la soglia. Tasso di raggiungimento: 93%. Uno scostamento dovuto a un fascicolo sottodimensionato. L'altro a una scadenza persa. Entrambi analizzati dal Partner PQ in una riunione di follow-up con i responsabili dell'incarico. - Obiettivo B: 32 su 32 nuovi incarichi accettati avevano il controllo di indipendenza completato prima della comunicazione al cliente. Tasso di raggiungimento: 100%. - Obiettivo C: 2 su 2 rotazioni pianificate avevano la documentazione di rotazione e il nuovo partner designato in tempo. Tasso di raggiungimento: 100%.

Nota di documentazione: i risultati di misurazione vengono sintetizzati in una relazione annuale di governance presentata al consiglio di amministrazione (o all'organo equivalente) entro tre mesi dalla chiusura dell'esercizio. La riesame esterno della qualita verifichera se le misurazioni sono state effettuate correttamente e se gli scostamenti sono stati analizzati.

Complicazione che si presenta in pratica. L'Obiettivo A registra 28 su 30. Ma uno dei due scostamenti riguarda un incarico EIP soggetto a vigilanza CONSOB, dove il rilievo dell'anno precedente era proprio sulla valutazione dei rischi. L'Obiettivo A formalmente non e raggiunto al 100%, e il fatto che lo scostamento ricada sul ripetuto incarico problematico cambia la natura del rilievo: non e un evento isolato, e una recidiva. Il Partner PQ deve scrivere un'analisi specifica della causa (perche lo stesso incarico ha generato lo stesso problema due anni di seguito), proporre una misura correttiva specifica (rotazione del responsabile, formazione mirata, supervisione aggiuntiva), e documentare l'esito. Se l'analisi non c'e, il riesame esterno alza il rilievo da carenza puntuale a carenza sistemica.

Conclusione: lo studio ha tradotto tre rilievi ispettivi in tre obiettivi misurabili con responsabilita chiare e frequenze definite. Il tasso di raggiungimento del 96% complessivo e documentato e tracciabile. La riesame esterno verifichera se le misurazioni sono metodologicamente corrette, se i dati sono affidabili e se il follow-up sugli scostamenti e stato tempestivo, soprattutto sul caso EIP.

Cosa si vede nei controlli MEF

- Politica di qualita scambiata per obiettivi. Si scrive "applicheremo i principi ISA con competenza e indipendenza" e si etichetta come "obiettivo di qualita." L'ISQM 1.13 richiede che un obiettivo dichiari il risultato specifico che la societa intende conseguire, con misura e scadenza. Senza misurazione, non e un obiettivo. E una politica. La distinzione e cardine per la conformita ISQM 1, e le carte degli studi medi spesso non la rispettano.

- Comunicazione assente al team di incarico. Anche quando gli obiettivi sono formulati e misurati, la loro comunicazione al team di incarico spesso non c'e. L'ISQM 1.14 chiede alla governance di comunicare gli obiettivi a chi e responsabile del raggiungimento. Gli obiettivi vengono scritti nel documento di governance interno ma non inclusi nella riunione di pianificazione dell'incarico, ne nella documentazione che il partner consegna al team. Risultato: il team non sa quali obiettivi lo studio sta inseguendo, quindi non puo allineare il suo lavoro a essi. La carenza si scopre in quattro domande al collaboratore senior in fase di controllo MEF.

- Soglia di scostamento non definita. Gli obiettivi vengono scritti come "100% di X." Quando si misura il 92%, lo studio non sa se sia un risultato accettabile (sopra la soglia di scostamento) o un rilievo (sotto). Senza una soglia esplicita, il monitoraggio e opinabile. La buona pratica chiede di scrivere ex ante la soglia di scostamento e l'azione correttiva attesa, in modo che la valutazione del risultato sia automatica.

- Obiettivi che non riflettono i rischi specifici dello studio. Si copiano obiettivi generici dai template della Big 4 senza traduzione al profilo dello studio medio italiano: clientela PMI, volumi di incarichi su SRL e SPA non quotate, compensi irrisori che vincolano l'allocazione del tempo. La governance deve poter dimostrare che gli obiettivi derivano dalla valutazione dei rischi della propria struttura, non da un copia-incolla.

Obiettivi di qualita vs politiche di qualita

Gli obiettivi sono gli elementi operativi che traducono le politiche in risultati misurabili. Si puo avere una politica eccellente ma senza obiettivi misurabili non si e conformi all'ISQM 1.13.

Dove Partner A e Partner B litigano legittimamente

Una disagreement che si vede negli studi medi: l'orizzonte temporale degli obiettivi. Partner A sostiene che gli obiettivi debbano essere annuali, allineati al ciclo di reporting (semplifica il monitoraggio, sincronizza con il riesame esterno). Partner B sostiene che alcuni obiettivi (rotazione partner, indipendenza) richiedano un orizzonte triennale, perche un anno e troppo breve per misurare cambiamenti strutturali. Entrambe le posizioni sono difendibili. ISQM 1 non prescrive l'orizzonte. La pratica buona e mista: obiettivi annuali per metriche operative (Obiettivi A e B dell'esempio), obiettivi pluriennali per metriche di sistema (rotazione, formazione, indipendenza). Ma occorre dichiarare l'orizzonte ex ante, non scegliere a posteriori in base al risultato.

Quando la distinzione conta su un incarico

Il caso pratico che chiarisce la posta in gioco: lo studio Revisionali Lombardi avrebbe potuto scoprire due rilievi di continuita aziendale durante la revisione, ma il tasso di raggiungimento degli obiettivi di qualita (96%) avrebbe comunque risposto alla domanda della riesame esterno: il vostro sistema di qualita e stato efficace in questo ciclo? La risposta sarebbe documentata. Senza obiettivi formulati esplicitamente, non si puo rispondere a quella domanda, indipendentemente dalla qualita tecnica delle revisioni svolte. L'assenza di obiettivi e una carenza di sistema, non di incarico. E piu pesante perche il MEF la classifica come carenza di governance.

L'incentivo strutturale spinge nella direzione opposta. Gli studi medi italiani con compensi irrisori non hanno tempo da allocare alla governance interna; il tempo lo si trova solo dopo il primo controllo serio. Il rilievo MEF al primo ciclo e quasi inevitabile. La domanda non e se evitarlo, ma se all'arrivo del secondo ciclo si sara fatto il lavoro o no.

Termini correlati

- Sistema di gestione della qualita - la struttura attraverso cui una societa di revisione consegue i suoi obiettivi di qualita. - Partner responsabile della qualita - la persona responsabile del monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi per uno specifico incarico. - Comunicazione della gestione della qualita - il processo mediante il quale la governance comunica gli obiettivi al team di incarico. - Riesame della qualita - l'attivita che verifica se gli obiettivi di qualita sono stati raggiunti. - ISA Italia 200 - il principio che stabilisce l'obiettivo generale della revisione contabile. - ISQM 1 - lo standard di gestione della qualita che richiede formulazione, comunicazione e monitoraggio degli obiettivi.

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