Términos de Encargo

aspectos central

Los términos del encargo deben documentarse por escrito y acordarse con la dirección antes de comenzar el trabajo de auditoría.
Una carta de encargo mal redactada genera luego disputas sobre alcance, honorarios y responsabilidades.
El documento debe cubrir el marco normativo aplicable, los procedimientos que no se realizarán, y quién paga qué.

Cómo Funciona

La NIA-ES 210 especifica que el auditor debe establecer el acuerdo del encargo con el cliente documentando los términos en una carta de encargo. Esta carta no es un formalismo administrativo. Es el documento que define la frontera entre lo que el auditor va a hacer y lo que no va a hacer.
En la práctica, la carta de encargo debe incluir:
La carta de encargo es el documento de referencia cuando, seis meses después, alguien pregunta: "¿Eso estaba incluido en el encargo?" La respuesta está en la carta.

El marco normativo aplicable: qué normas de auditoría se aplican (NIA-ES), qué marco de información financiera (PGC o NIIF), y si hay requisitos legales adicionales.
El alcance del encargo: qué cuentas anuales, qué períodos, si se van a auditar filiales o solo la matriz.
Las responsabilidades de la dirección: quién prepara las cuentas, quién es responsable del control interno, quién debe facilitarle acceso a la documentación.
Lo que no va a hacer el auditor: la auditoría no es diseñada para detectar fraude, aunque el auditor esté atento a indicios (NIA-ES 240.7). El auditor no proporciona consultoría ni va a reportar sobre la eficiencia de la gestión.
Los honorarios: cuánto cuesta la auditoría, en qué se basa (horas, cuota fija, tarifa por hora).
La naturaleza de la auditoría: si es una auditoría de estados financieros, una auditoría de cumplimiento, o ambas.

Ejemplo Práctico: Constructora Mediterránea S.L.

Cliente: Constructora Mediterránea S.L., Barcelona, encargo de auditoría de estados financieros 2024. Facturación €18,5 millones. Matriz con dos filiales en Portugal.
Paso 1: Identificar el alcance acordado
La dirección solicita auditoría de la sociedad matriz únicamente, no de las filiales portuguesas. La carta debe especificar esto.
Documentación: En el papel de trabajo de planificación se deja nota: "Alcance: matriz solamente. Filiales no auditadas. NIA-ES 210.6(d) documentado."
Paso 2: Confirmar el marco normativo
Las cuentas se preparan bajo PGC español (no NIIF). La auditoría se lleva a cabo conforme a NIA-ES. La carta debe nombrar ambos.
Documentación: "Se requiere auditoría conforme a NIA-ES. Las cuentas se preparan bajo PGC. Responsabilidad de la dirección por la presentación fiel de conformidad con PGC."
Paso 3: Establecer las responsabilidades de la dirección
Se acuerda que Constructora Mediterránea proporcionará acceso a registros contables, confirmará la integridad del control interno, y designará a una persona responsable como interlocutor del auditor.
Documentación: "La dirección es responsable de (a) la preparación y presentación fiel, (b) del control interno que considere necesario, (c) de proporcionar acceso a documentación. NIA-ES 210.6(a)."
Paso 4: Delimitar el trabajo que no se hace
En una auditoría de construcción, la dirección a veces espera que el auditor revise la valoración de obras en curso. Esto no ocurre automáticamente. La carta debe aclarar: "El alcance de nuestra auditoría no incluye consultoría sobre valoración de activos ni una evaluación integral de la eficiencia operativa."
Documentación: "Exclusiones acordadas: no se proporciona consultoría de gestión. La auditoría es limitada al examen de los estados financieros. NIA-ES 210.6(e)."
Paso 5: Acuerdos sobre honorarios
Se negocia una cuota de €12.500 netos, basada en 120 horas estimadas a tarifa media de €104/hora. Se confirma que los gastos de desplazamiento a filiales portuguesas no están incluidos pero serán facturados aparte.
Documentación: "Honorarios: €12.500 netos + gastos de viaje real. Facturación mensual a medida que se avanza."
Conclusión: La carta de encargo acordada con Constructora Mediterránea deja constancia de que la auditoría cubre la sociedad matriz bajo PGC conforme a NIA-ES, con exclusión explícita de filiales y servicios de consultoría. Cuando la auditoría termina y el cliente pregunta "¿Por qué no auditaron las filiales?", la respuesta está en la carta: así se acordó.

Qué Revisores y Auditores Confunden

El documento no se actualiza cuando cambia el alcance. En medio de la auditoría, el cliente pide que se incluya una filial que no estaba en la carta original. Muchos auditores continúan sin actualizar la carta de encargo. La NIA-ES 210.7 exige que si los términos cambian, esto se debe documentar por escrito. Una nota por correo electrónico no es suficiente; debe haber una carta de encargo revisada o un anexo.
La carta es demasiado genérica. Una frase como "auditoría conforme a normas internacionales de auditoría" sin especificar que son NIA-ES, o sin describir el alcance específico del encargo, genera problemas. Cuando el cliente lee la carta después, no sabe qué se va a auditar ni qué no.
Las responsabilidades de la dirección no están claras. La NIA-ES 210.6(a) requiere que la carta establezca explícitamente que la dirección es responsable de la preparación y presentación fiel de las cuentas. Muchas cartas omiten esto o lo redactan de forma tan débil que el cliente piensa que el auditor es quien certifica los números.

Comparación: Carta de Encargo vs. Propuesta de Auditoría

| Aspecto | Carta de Encargo | Propuesta de Auditoría |
|--------|------------------|----------------------|
| Quién lo redacta | El auditor, después de ser contratado | El auditor, antes de ser contratado |
| Cuándo se envía | Al comienzo del encargo, antes de empezar el trabajo | Antes de negociar el contrato |
| Qué contiene | Términos vinculantes, marco normativo, alcance, responsabilidades | Enfoque metodológico, plan de trabajo, precio |
| Carácter legal | Documento contractual vinculante | Oferta comercial |
| Quién la firma | Dirección del cliente, auditor | Solo el auditor (firma la propuesta) |
| Impacto si no existe | La auditoría no puede continuar (NIA-ES 210.7) | Confusión sobre expectativas comerciales |

Términos Relacionados

Acuerdo del encargo: El término más amplio que cubre tanto la propuesta como la carta de encargo formalmente documentada.
Marco normativo: El PGC o NIIF que se especifica en la carta de encargo.
Responsabilidades de la dirección: Las obligaciones del cliente que deben estar documentadas en la carta de encargo conforme a NIA-ES 210.6(a).
Alcance del encargo: La definición específica de qué entidades, qué períodos y qué procedimientos se incluyen.
Materialidad: Aunque la carta de encargo no siempre incluye cifras de materialidad, éstas se comunican a menudo por separado conforme a NIA-ES 320.

Herramienta Relacionada

Ciferi ofrece una Plantilla de Carta de Encargo NIA-ES 210 que incluye cláusulas estándar en español para diferentes tipos de encargo (matriz, grupo, auditoría con limitaciones de alcance). La plantilla cita directamente los párrafos de NIA-ES 210 para cada sección, facilitando la documentación del cumplimiento.
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