Confirmación Positiva

Cómo funciona

Empiezo por donde se rompe. En empresas medianas la dirección del cliente quiere ayudar (escanea las respuestas que llegan a su oficina, las reenvía al auditor, a veces hasta llama al confirmante para acelerar). Visto desde fuera parece eficiencia. Visto desde la NIA-ES 505.8 es exactamente lo que la norma intenta evitar: la respuesta tiene que llegar al auditor por un canal que la dirección no toque.

Lo que dice la norma, sin adornos. La NIA-ES 505.8 exige que el auditor mantenga el control sobre las solicitudes de confirmación externa, lo que incluye determinar la información a confirmar, seleccionar al confirmante, diseñar la solicitud y enviarla, además de hacer el seguimiento. La NIA-ES 505.10 añade el otro extremo: cuando llega la respuesta, el auditor debe evaluar la fiabilidad teniendo en cuenta el origen, la integridad del canal, los riesgos de interceptación. Estas dos piezas, control de envío y evaluación de canal, son las que se pierden en la práctica.

Donde vive el juicio. Hay dos sitios donde la confirmación positiva deja de ser mecánica y empieza a exigir criterio. Primero, cuando no hay respuesta y hay que diseñar el procedimiento alternativo. Y aquí lo que pasa habitualmente es que se hace con prisa porque el papel ya tendría que estar cerrado. Segundo, cuando la respuesta llega pero por canal indirecto (escaneada desde la dirección del cliente, reenviada por el departamento financiero, sin acuse del confirmante directo al auditor): ahí hay que decidir si esa respuesta es prueba válida o si hace falta reconfirmar.

La confirmación positiva se usa para saldos de cuentas por cobrar, saldos de proveedores cuando hay riesgo de pasivos no registrados, depósitos bancarios, inversiones custodiadas y otros activos en manos de terceros. El motivo no es que la firma del tercero sea sagrada. El motivo es que el confirmante tiene incentivos económicos propios para responder con sus registros, no con los del cliente, y eso es lo que da peso a la prueba.

Ejemplo práctico: Constructora Andina S.A.S.

Cliente: constructora colombiana, Bogotá, ingresos de 47 millones de pesos COP, marco NIIF.

Paso 1: Identificación de saldos a confirmar Se prepara el listado de clientes principales de Constructora Andina. Cliente A con saldo de 8,2 millones COP, Cliente B con 5,1 millones COP, Cliente C con 3,7 millones COP. La dirección reporta saldo total de cuentas por cobrar de 28,4 millones COP al 31 de diciembre.

Nota de documentación: PT 5.2: Listado de clientes seleccionados. Muestra de 3 sobre 47 clientes (6,5%). Criterio: saldos por encima del 1% de cuentas por cobrar.

Paso 2: Preparación de solicitudes Se preparan tres cartas de confirmación positiva en papel de Constructora Andina, dirigidas a los departamentos financieros de cada cliente. Cada carta incluye el nombre del cliente, saldo según registros de la empresa al 31 de diciembre, instrucciones explícitas para responder directamente al auditor (con dirección y correo del despacho, no de la dirección de Constructora Andina), fecha límite.

Nota de documentación: PT 5.3: Cartas de confirmación positiva. Modelo aprobado por revisor de encargo el 8 de enero. Dirección de respuesta: despacho del auditor.

Paso 3: Control y envío Yo mismo gestiono el envío por correo certificado con acuse de recibo. Aquí no se delega en la administración de Constructora Andina, ni siquiera para el franqueo, porque romper el control del canal en el envío deja el procedimiento cojo desde el principio.

Nota de documentación: PT 5.4: Registro de envíos. Confirmación positiva enviada el 9 de enero a Cliente A (acuse 12/01), Cliente B (12/01), Cliente C (14/01).

Paso 4: Recepción y la complicación de Cliente B Cliente A responde el 18 de enero por correo directo al despacho: "Confirmamos saldo de 8,2 millones COP al 31 de diciembre. Sin excepciones." Limpio.

Cliente B responde el 20 de enero con una excepción de 0,1 millones COP por una factura procesada con desfase. Pero la respuesta no llega al despacho. Llega escaneada desde el correo del director financiero de Constructora Andina, con un mensaje de "les reenviamos lo que respondió Cliente B". El saldo cuadra menos el ajuste, la firma parece auténtica, y la tentación es marcar la casilla y seguir.

No es respuesta válida tal cual. La NIA-ES 505.10 exige evaluar la fiabilidad de la respuesta y aquí hay un canal indirecto evidente: la dirección del cliente ha tenido el documento en sus manos antes que el auditor. Lo que hago es solicitar reconfirmación directa por correo electrónico al confirmante de Cliente B, con copia oculta a mi correo, y esperar respuesta sin reenvío. Cliente B reconfirma directamente el 23 de enero con la misma excepción de 0,1 millones COP. En el papel de trabajo dejo constancia de las dos respuestas y de por qué la primera no sustenta la prueba por sí sola: porque el canal pasó por el cliente, no del confirmante al auditor.

Cliente C no ha respondido a 28 de enero.

Nota de documentación: PT 5.5: Respuestas de confirmación. Cliente A: respuesta directa sin excepciones (18 de enero). Cliente B: respuesta inicial vía dirección del cliente descartada por canal indirecto (NIA-ES 505.10); reconfirmación directa del confirmante el 23 de enero con excepción de 0,1 millones COP. Cliente C: sin respuesta a 28 de enero.

Paso 5: Investigación y procedimiento alternativo Para Cliente B se obtiene la factura pendiente de diciembre, se verifica que se procesó como factura de enero en la empresa, y se ajusta el saldo de cuentas por cobrar de 5,1 a 5,0 millones COP (ajuste menor, no significativo). Para Cliente C envío una segunda solicitud el 29 de enero. Cliente C responde el 5 de febrero confirmando el saldo de 3,7 millones COP sin excepciones, esta vez directamente al despacho. Si Cliente C no hubiera respondido tras la segunda solicitud, el procedimiento alternativo habría sido verificar pagos posteriores en extracto bancario de Constructora Andina y confrontar con factura de origen.

Nota de documentación: PT 5.6: Investigación. Cliente B: ajuste de 0,1 millones COP por desfase de corte. Cliente C: segunda confirmación positiva respondida directamente el 5 de febrero. Conclusión: saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre, ajustado a 28,3 millones COP, sustentado por confirmación externa con canal controlado.

Conclusión del procedimiento. Las confirmaciones positivas, una vez resuelto el problema de canal en Cliente B, sustentan la existencia y exactitud de cuentas por cobrar al 31 de diciembre. Saldo ajustado: 28,3 millones COP.

Lo que el revisor se suele equivocar

- Tratar la no respuesta como confirmación. Es el error más documentado en hallazgos de inspección y es exactamente lo que la NIA-ES 505.8 prohíbe. Si la confirmación positiva no se responde, la NIA-ES 505.17 obliga a procedimientos alternativos. Punto. No hay tercera opción donde el silencio cuente como saldo confirmado, por mucho que la campaña apriete. - Aceptar respuestas que llegan por la dirección del cliente. Durante años acepté confirmaciones que llegaban escaneadas desde el departamento financiero del cliente porque venían firmadas y los saldos cuadraban. Lo que aprendí, y por eso lo escribo así, es que la fiabilidad de la prueba depende del control sobre el canal, no solo sobre la firma. Si el cliente tocó el documento antes que tú, la respuesta no vale como confirmación externa pura: vale como indicio que necesita reconfirmación directa. - Confundir confirmación positiva con prueba de saldo. Lo que se está auditando con la confirmación positiva no es el número que devuelve el tercero. Es el hecho de que ese número viene del tercero sin pasar por el cliente. Ese matiz separa la confirmación auditada de la confirmación cosmética, y es lo que la NIA-ES 505 protege con tanta insistencia sobre el control del canal.

Confirmación positiva vs. confirmación negativa

Cuando la distinción importa en un encargo

Donde dos socios pueden discrepar legítimamente. Imagina que la confirmación positiva no llega tras dos solicitudes, el confirmante no responde, y el procedimiento alternativo (verificar pagos posteriores y factura de origen) ya cubre la aseveración de existencia con suficiencia. ¿Qué se documenta? Socio A defiende dejarlo como no respuesta y mantener el procedimiento alternativo, porque cambiar la planificación a mitad de encargo deja la NIA-ES 505 mal cumplida y obliga a justificaciones defensivas en el papel. Socio B defiende replantear la muestra en encargos siguientes: para clientes recurrentes con bajo riesgo, donde la no respuesta es sistemática, la confirmación positiva no es la prueba adecuada para esa población y debería sustituirse por confirmación negativa en la planificación del año siguiente. Las dos posturas son razonables. Lo que no es razonable es no documentar el problema.

El incentivo perverso del calendario. Las confirmaciones positivas se envían en febrero o marzo, cuando todo el equipo está en campaña. El seguimiento exige llamadas, segundas solicitudes, paciencia que en abril ya no hay. Cuando llega abril el papel "tiene que estar", el auditor escala al socio el problema de no respuesta, el socio dice "termina con procedimiento alternativo y sigue". La NIA-ES 505.17 permite exactamente eso. Pero el procedimiento alternativo se acaba haciendo en quince minutos, sin la rigurosidad que tendría la confirmación, y el papel queda flojo aunque cumpla la norma a primera vista. Es una de esas situaciones donde la norma se cumple y la prueba se debilita al mismo tiempo.

Mi confirmación positiva preferida sigue abierta a 12 de marzo cuando ya tendría que estar firmado el informe. No es queja, es realidad: la confirmación positiva es la prueba que más tiempo se queda en limbo durante campaña y por eso el control del canal y el rigor del procedimiento alternativo importan más, no menos, cuando aprieta el calendario.

Términos relacionados

- Confirmación de auditoría: el proceso completo de solicitar confirmación a terceros, que incluye confirmación positiva y negativa como variantes. - Procedimientos analíticos: alternativa a confirmación que usa comparaciones y relaciones para verificar saldos. - Prueba de auditoría: categoría general de la cual la confirmación es un tipo específico de prueba externa. - Riesgo de auditoría: factor que determina si el auditor elige confirmación positiva o negativa. - Procedimientos alternativos: qué hacer cuando la confirmación positiva no es respondida. - Importancia relativa: umbral que determina qué saldos requieren confirmación.

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