Cómo funciona
La aseveración de ocurrencia es la primera barrera contra los errores en el reconocimiento de ingresos y en la cutoff (corte de período). Mientras que la aseveración de integridad responde a la pregunta "¿hemos registrado todas las transacciones?", la aseveración de ocurrencia responde a "¿son reales las que registramos?"
Según la NIA-ES 315.27(a), esta aseveración se refiere a que "todas las transacciones y otros eventos que han sido registrados han ocurrido y pertenecen a la entidad." En la práctica, esto significa que debe existir evidencia contemporánea que respalde cada partida. Un asiento sin comprobante de apoyo, una factura duplicada registrada dos veces, o una devolución que no ocurrió nunca son ejemplos de violaciones de esta aseveración.
La auditoría de ocurrencia requiere que el auditor trabaje hacia atrás desde el registro contable hasta el evento económico. No es suficiente que el número aparezca en el mayor; debe haber un comprobante que lo justifique y una explicación de por qué sucedió en ese momento específico.
Ejemplo práctico: Talleres Mecánicos Mediterráneos S.L.
Cliente: taller de reparación de vehículos con sede en Valencia, España. Facturación FY2024: 1,8 millones de euros. Reporta bajo Plan General de Contabilidad (PGC).
Paso 1: Selección de muestra de ingresos por período.
El auditor extrae todas las facturas emitidas del 1 al 31 de diciembre de 2024. Total: 847 facturas. Materialidad de desempeño: 27.000 euros. Tamaño de muestra: 45 facturas. El muestreo se hace en orden aleatorio estratificado por importe.
Nota de documentación: PT-5.2.1 muestra el plan de muestreo, números de facturas seleccionadas, fecha de extracción del registro.
Paso 2: Vinculación a comprobantes.
Para cada factura seleccionada, el auditor obtiene:
Nota de documentación: PT-5.2.2 vincula cada número de factura muestreado al número de documento de respaldo. Las fechas de factura y entrega se anotan lado a lado.
Paso 3: Verificación de cutoff (corte de período).
El auditor verifica que la fecha de la factura coincida con la fecha del servicio prestado. Dos facturas se registraron el 2 de enero de 2025 pero corresponden a trabajos realizados en diciembre de 2024. El cliente acepta transferirlas al período correcto. Una factura por 1.400 euros se registró el 28 de diciembre con fecha del comprobante del 15 de enero de 2025; el auditor identifica esto como error de cutoff y ajusta.
Nota de documentación: PT-5.2.3 enumera todas las excepciones de cutoff encontradas, el importe, la explicación del cliente, y la disposición (ajuste, reclasificación, o rechazo).
Paso 4: Evaluación de integridad de la muestra.
De 45 facturas muestreadas, 43 están completamente respaldadas, 1 tiene un comprobante de entrega sin firma de conformidad (pero el cliente confirma telefónicamente que el trabajo se realizó), y 1 corresponde a un ajuste de período. Ninguna factura es ficticia. La población de 847 facturas se consideró libre de errores de ocurrencia materiales, con la excepción de los dos errores de cutoff identificados y ajustados.
Nota de documentación: PT-5.2.4 resume los resultados de la auditoría de ocurrencia: muestra de 45, excepciones 2, estimación de error en población.
Conclusión: La aseveración de ocurrencia se consideró satisfecha tras los ajustes. Los errores identificados fueron de naturaleza de cutoff (no de ficción de transacciones), ambos fueron corregidos por el cliente antes del cierre, y la población restante fue evaluada como libre de errores significativos.
- La factura original emitida (numerada, fechada, con firma del cliente o correo de aceptación)
- El documento de entrega de servicio (orden de trabajo completada, hoja de control de taller)
- El comprobante de pago (extracto bancario o recibo de caja)
Lo que los revisores y auditores se equivocan
- Hallazgo de inspección Tier 1: La FRC (Financial Reporting Council), en su informe de inspección de 2023 sobre muestreo de auditoría, encontró que los auditores frecuentemente seleccionaban transacciones de alto importe pero fallaban en la documentación contemporánea del enlace entre la transacción registrada y el comprobante de apoyo. Los papeles de trabajo no indicaban expresamente "verificado: factura original vs. contabilidad" con fecha de verificación.
- Error estándar Tier 2: Los auditores confunden "ocurrencia" con "autorización". La NIA-ES 315.27(a) no exige que el auditor verifique que alguien con autoridad aprobó la transacción; exige únicamente que la transacción ocurrió de verdad. Un gasto que no fue aprobado formalmente por el director pero que ocurrió (y está completamente documentado) satisface la aseveración de ocurrencia, aunque pueda violar la aseveración de autorización. La carencia de segregación entre estas dos aseveraciones lleva a papeles de trabajo confusos.
- Brecha práctica Tier 3: En empresas con ciclos de ingresos complejos (devoluciones condicionales, acuerdos de consignación, reconocimiento de ingresos escalonado), los auditores a menudo no documentan expresamente cuándo establecieron que "el evento económico ocurrió" versus cuándo se registró contablemente. El comprobante de ocurrencia (cita de entrega, acta de aceptación) se confunde con la evidencia de reconocimiento (política de ingresos aplicada). Esto produce papeles de trabajo que parecen completos pero que no evidencian la base de la conclusión sobre ocurrencia.
Ocurrencia vs. Integridad
| Dimensión | Ocurrencia | Integridad |
|---|---|---|
| Pregunta principal | ¿Son reales las transacciones registradas? | ¿Hemos registrado todas las transacciones que ocurrieron? |
| Dirección de prueba | Desde el registro hacia el comprobante (hacia atrás) | Desde el comprobante hacia el registro (hacia adelante) |
| Riesgo típico | Transacciones ficticias, duplicadas, o mal fechadas | Transacciones omitidas del período correcto |
| Procedimiento de auditoría | Seleccionar de estados financieros; verificar apoyo | Seleccionar de fuentes originales; verificar registro |
| Hallazgo común | Una factura registrada sin comprobante de entrega | Una entrada de caja no registrada en ingresos |
Cuando la distinción importa en un encargo
Un cliente de manufactura reporta 42 millones de euros en ventas. En la auditoría de ingresos, el equipo verifica 60 facturas de alto importe y las vincula a órdenes de venta y comprobantes de entrega. Esto es auditoría de ocurrencia. Entonces verifica, mediante recuento de órdenes de entrega, que todas las entregas completadas han sido facturadas. Esto es auditoría de integridad.
Confundir las dos produce papeles de trabajo que dicen "se verificó una muestra de facturas" sin diferenciar entre "confirmamos que ocurrieron" y "confirmamos que todas se registraron." Si el auditor prueba ocurrencia pero no integridad, una partida omitida del período (y documentada correctamente) no será detectada. Si prueba integridad pero falla en ocurrencia, una transacción ficticia podría deslizarse.
Ejemplo práctico: Auditoría de ocurrencia vs. integridad
Cliente: Importadora Atlántica S.A., Madrid, importación de componentes electrónicos, FY2024 ingresos: 8,6 millones de euros.
Prueba de ocurrencia (desde registro hacia comprobante):
Nota de documentación: PT-6.1 enumera cada factura muestreada, fecha de registro, fecha de entrega, importe, y conclusión.
Prueba de integridad (desde comprobante hacia registro):
Nota de documentación: PT-6.2 lista todas las entregas sin factura, con explicación.
Conclusión: La auditoría de ocurrencia identificó un error de período (factura de enero registrada como diciembre). La auditoría de integridad identificó 2 transacciones no facturadas correctamente (muestras no facturadas, resultado esperado). La entidad corrigió el error de período. La aseveración de ocurrencia se consideró no satisfecha hasta que se ajustó; la aseveración de integridad se consideró satisfecha con las explicaciones documentadas.
- El auditor extrae el registro de ventas de diciembre de 2024: 184 facturas emitidas
- Muestrea 28 facturas, ordena de mayor a menor importe
- Para cada factura, solicita: factura original, albarán de entrega firmado, confirmación de pago
- Resultado: una factura por 127.000 euros registrada el 28 de diciembre tiene fecha de entrega del 8 de enero de 2025. Esto viola la aseveración de ocurrencia porque la transacción (entrega) no ocurrió en el período.
- El auditor obtiene el archivo de albaranes de entrega de diciembre de 2024: 187 entregas completadas
- Obtiene el registro de facturas: 184 facturas
- Cruza manualmente: identifica 3 entregas sin factura correspondiente
- Investigación: dos fueron entregas de muestras (sin cargo); una fue una devolución aceptada por error en el sistema de albaranes
Términos relacionados
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- Aseveración de integridad: El otro lado de la moneda: confirmamos que registramos todas las transacciones que ocurrieron
- Cutoff de período: El punto de corte donde ocurrencia e integridad se encuentran; una transacción registrada en el período erróneo viola ambas
- Pruebas sustantivas de detalle: La técnica de auditoría utilizada para probar ocurrencia mediante muestreo
- Autorización: Una aseveración separada: aunque la transacción ocurrió, ¿fue aprobada según la política?
- Muestreo en auditoría: El método estándar para seleccionar las 45 facturas de una población de 847
- Análisis del riesgo de corte de período: Procedimiento específico para la aseveración de ocurrencia en ingresos y gastos